Organizando melhor o trabalho

Tabela de conteúdos

• Créditos

Capítulos

• Práticas baseadas em evidências

• Capacidade de adaptação

• Ligações com outros serviços

• Fatores físicos

• Fluxo de clientes

• Divisão e definição do trabalho

• Bibliografia
Quadros e Tabelas

Este número de Population Reports foi preparado em colaboração com a Iniciativa MAQ (Melhoria da Interação entre o/a Cliente e o/a Prestador/a de Serviços de Saúde) do Serviço de População e Saúde Reprodutiva da USAID (Agência dos Estados Unidos para o Desenvolvimento Internacional). A Iniciativa MAQ dá apoio a pesquisas e a intervenções baseadas em evidências para promover o acesso aos serviços de saúde reprodutiva e o planejamento familiar e a qualidade destes serviços.

Publicado pelo INFO Project, Center for Communication Programs, The Johns Hopkins Bloomberg School of Public Health, 111 Market Place, Suite 310, Baltimore, Maryland 21202, EUA.

Volume XXXII, Número 1, Inverno de 2004

Série Q, Número 2
Organizando melhor o trabalho

O que os gerentes e profissionais da área de saúde podem fazer para aplicar os princípios da organização do trabalho à sua própria instituição? Um bom ponto de partida pode ser a reunião de um grupo de pessoas de diferentes partes e níveis da organização, tanto o pessoal da linha de frente como a gerência de nível superior. O grupo pode se afastar um pouco das atividades diárias e examinar como o trabalho está organizado e é executado considerando cada um dos 9 elementos deste informe. O exame dos passos seguidos nos processos atuais pode revelar que processos estão funcionamento bem e que processos não estão. Ao escolher os princípios da organização do trabalho que mais se encaixam na situação específica, pode-se ajudar o pessoal a imaginar formas ainda melhores de se trabalhar (ver quadro).

Mas, geralmente, as pessoas não têm uma imagem muito clara dos processos de trabalho, especialmente as ligações entre seu trabalho e o trabalho dos outros. Ao agrupar todos os indivíduos envolvidos em um processo, permite-se a cada participante descreva seu passo específico no processo geral e, juntos, traçarem um quadro básico de como é o fluxo do trabalho. Ao visualizar o fluxo real do processo e compará-lo com o fluxo ideal, pode-se revelar que um passo qualquer do processo está faltando ou que existem mais passos do que são necessários para realizar totalmente o trabalho, pode-se detectar que o processo cria um congestionamento no atendimento ou ainda que não existe, na verdade, nenhum processo único e claro estabelecido. Isto também pode revelar que certos passos confundem o pessoal ou limitam o acesso dos clientes aos serviços, que as tarefas não são distribuídas da forma mais eficiente possível, ou então que não há nenhum mecanismo para redistribuir o trabalho quando falta algum membro do pessoal. Ao serem reunidos, os membros do pessoal podem ser estimulados a discutir entre si as "melhores práticas" pessoais e destacar aquelas que poderiam ser aplicadas de forma mais ampla.

(ver foto e quadro)

Quando eles seguem um processo passo-a-passo deste tipo, os gerentes dos programas de saúde podem começar a repensar e a melhorar a forma em que o trabalho está organizado (veja o quadro à esquerda). Há uma variedade de métodos e ferramentas que podem ajudar os gerentes e o pessoal de saúde a tratar dos elementos específicos da organização do trabalho que foram discutidos neste relatório (ver tabela).

Gestão das Mudanças

Para poder melhorar a forma em que o trabalho está organizado, é necessário que as pessoas e organizações aprendam e mudem. Um modelo muito usado para administrar a mudança identifica um processo de 8 passos que pode ser aplicado à abordagem de organização do trabalho (60). Estes passos são:

Criar um clima de urgência. O clima de urgência geralmente surge a partir de uma mudança que ocorre fora da organização. Mudanças na prestação dos serviços de saúde – tais como descentralização e integração dos serviços – e a epidemia de HIV/AIDS estão entre os principais desafios que as organizações de saúde enfrentam atualmente. A abordagem da organização do trabalho indica como as organizações podem descobrir novas e melhores formas de realizar algumas tarefas comuns, reduzir o desperdício, e funcionar de forma mais eficaz.

Formar uma coalização potente que sirva de guia. Os funcionários e outras pessoas interessadas necessitam participar do processo de mudanças. Eles conhecem o trabalho e seus processos melhor do que ninguém e, portanto, podem ter as idéias mais práticas de como melhorar o seu trabalho, de que mudanças poderão dar certo, e de que aspectos poderão não funcionar.

Criar uma visão. Quando se cria uma visão que favorece a mudança, as pessoas mais afetadas pelas mudanças acabam entendendo a necessidade das mesmas e como as mudanças podem beneficiá-las. As pessoas sentem-se mais inclinadas a aceitar uma mudança que tenha uma razão convincente ou um benefício direto e óbvio.

Comunicar a visão. Com suas palavras e exemplos, os líderes podem motivar e persuadir o pessoal a adotar e manter novas e melhores formas de trabalho. Os líderes devem enfatizar a visão repetidamente com o fim de transformá-la no princípio-guia de todos.

Dar poderes a outros para praticar a visão. Os gerentes da área de saúde necessitam inspirar e dar poderes ao pessoal para mudar a forma de pensar e executar seu trabalho. Os gerentes podem expressar seu apreço por aqueles que praticam a visão e que realizam mudanças construtivas.

Planejar e criar sucessos a curto prazo. As mudanças geralmente levam mais tempo. Assim, é importante estabelecer e realizar metas de mais curto prazo, pequenos sucessos, que ajudam a manter o pessoal motivado. É preciso reconhecer e recompensar as pessoas que ajudam a atingir tais metas, pois isto mantém o pessoal em curso no longo prazo.

Consolidar as melhorias e produzir ainda mais mudanças. Os gerentes têm que ouvir a opinião do pessoal para ver que processos estão funcionando melhor e onde as melhorias são necessárias. Também devem informar às pessoas o que deu bons resultados e o que não deu, para continuar a promover melhorias.

Institucionalizar novas abordagens. Finalmente, para que as mudanças sejam bem sucedidas e duradouras, as novas formas de trabalhar devem se tornar parte das normas e valores da organização. Quando o pessoal de saúde se empenha para melhorar a organização do trabalho, eles podem oferecer melhores serviços e se satisfazerem no seu trabalho.