Population Reports - Série Q - Nº 02 - Organizando melhor o trabalho - 13 - A Implementação do Conceito

Equipe Editorial Bibliomed

O que os gerentes e prestadores de serviços de saúde podem fazer para aplicar os princípios da organização do trabalho à sua própria instituição? Um bom ponto de partida pode ser a reunião de um grupo de pessoas de diferentes partes e níveis da organização, tanto o pessoal da linha de frente como a gerência de nível superior. O grupo pode se afastar um pouco das atividades diárias e examinar como o trabalho está organizado e é executado considerando cada um dos nove elementos deste relatório. O exame dos passos seguidos nos processos atuais pode revelar quais processos estão funcionando bem ou não. Ao escolher os princípios da organização do trabalho que mais se encaixam na situação específica, pode-se ajudar o pessoal a imaginar formas ainda melhores de se trabalhar (ver quadro).

Freqüentemente, no entanto, as pessoas não têm uma imagem muito clara dos processos de trabalho, especialmente dos vínculos entre seu trabalho e o trabalho dos outros. Ao agrupar todos os indivíduos envolvidos em um processo, permite-se a cada participante que descreva seu passo específico no processo geral e, juntos, traçarem um quadro básico de como é o fluxo do trabalho. Ao visualizar o fluxo real do processo e compará-lo com o fluxo ideal, pode-se revelar que um passo qualquer do processo está faltando ou que existem mais passos do que são necessários para realizar totalmente o trabalho, pode-se detectar que o processo cria um congestionamento no atendimento ou ainda que não existe, na verdade, nenhum processo único e claro estabelecido. Isto também pode revelar que certos passos confundem o pessoal ou limitam o acesso dos clientes aos serviços, que as tarefas não são distribuídas da forma mais eficiente possível, ou então que não existe nenhum mecanismo para redistribuir o trabalho quando falta algum membro do pessoal. Ao serem reunidos, os membros do pessoal podem ser estimulados a discutir entre si as "melhores práticas" pessoais e destacar aquelas que poderiam ser aplicadas de forma mais ampla.

(ver foto e quadro)

Quando os gerentes dos programas de saúde seguem um processo passo-a-passo deste tipo, podem começar a repensar e a melhorar a forma em que o trabalho está organizado (veja o quadro à esquerda). Existe uma variedade de métodos e ferramentas que podem ajudar os gerentes e o pessoal de saúde a tratar dos elementos específicos da organização do trabalho que foram discutidos neste relatório (ver tabela).

Gestão das Mudanças

Para poder melhorar a forma em que o trabalho está organizado, é necessário que as pessoas e organizações aprendam e mudem. Um modelo usado freqüentemente para administrar a mudança identifica um processo de oito passos que pode ser aplicado à abordagem da organização do trabalho (60). Estes passos são:

Criar um clima de urgência. O clima de urgência geralmente surge a partir de uma mudança que ocorre fora da organização. Mudanças na prestação dos serviços de saúde – tais como descentralização e integração dos serviços – e a epidemia de HIV /AIDS estão entre os principais desafios que as organizações de saúde enfrentam atualmente. A abordagem da organização do trabalho indica como as organizações podem descobrir novas e melhores formas de realizar algumas tarefas comuns, reduzir o desperdício, e funcionar de forma mais eficaz.

Formar uma coalizão potente que sirva de guia. Os funcionários e outras pessoas interessadas precisam participar do processo de mudanças. Conhecem o trabalho e seus processos melhor do que ninguém e, portanto, podem ter as idéias mais práticas de como melhorar o seu trabalho, de que mudanças poderão dar certas, e de que aspectos poderão não funcionar.

Criar uma visão. Quando se cria uma visão que favorece mudanças, as pessoas mais afetadas por estas acabam entendendo a necessidade das mesmas e como estas mudanças podem beneficiá-las. As pessoas se sentem mais inclinadas a aceitar uma mudança que tenha uma razão convincente ou um benefício direto e óbvio.

Comunicar a visão. Com suas palavras e exemplos, os líderes podem motivar e convencer o pessoal a adotar e manter novas e melhores formas de trabalho. Os líderes devem enfatizar a visão repetidamente com o fim de transformá-la no princípio-guia de todos.

Dar poderes a outros para praticar a visão. Os gerentes precisam inspirar e dar poderes ao pessoal para mudar a forma de pensar e executar seu trabalho. Os gerentes podem expressar seu apreço por aqueles que praticam a visão e que realizam mudanças construtivas.

Planejar e criar sucessos em curto prazo. As mudanças geralmente levam mais tempo. Assim, é importante estabelecer e realizar metas de mais curto prazo, pequenos sucessos, que ajudam a manter o pessoal motivado. É preciso reconhecer e recompensar as pessoas que ajudam a atingir tais metas, pois isto mantém o pessoal em curso no longo prazo.

Consolidar as melhorias e produzir ainda mais mudanças. Os gerentes têm que ouvir a opinião do pessoal para ver que processos estão funcionando melhor e onde as melhorias são necessárias. Também devem informar às pessoas o que deu bons resultados e o que não, para continuar a promover melhorias.

Institucionalizar novas abordagens. Finalmente, para que as mudanças sejam bem sucedidas e duradouras, as novas formas de trabalhar devem se tornar parte das normas e valores da organização. Quando o pessoal da saúde se empenha para melhorar a organização do trabalho, podem oferecer melhores serviços e se satisfazerem no seu trabalho.

Population Reports é publicado pelo Population Information Program, Center for Communication Programs, The Johns Hopkins School of Public Health, 111 Market Place, Suite 310, Baltimore, Maryland 21202-4012, USA.

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