Population Reports - Série Q - Nº 02 - Organizando melhor o trabalho - 07 - Minimizar a papelada, maximizar o uso das informações

Em todos os níveis de um programa de saúde, a coleta de informações atualizadas, confiáveis e relevantes é crucial para analisar as operações, resolver problemas, identificar tendências, estabelecer metas e usar os recursos da forma mais adequada. Os gerentes podem mostrar ao seu pessoal como levantar e usar somente os dados essenciais. O levantamento de dados em excesso pode desperdiçar tempo, produzir burocracia desnecessária e atrapalhar, ao invés de ajudar a tomada de decisões.

Princípios da Administração de Informação

1. Levantar apenas o que é necessário e nada mais. As informações que os gerentes e prestadores de serviços de saúde coletam devem se relacionar diretamente com as decisões que devem tomar. Por exemplo, os gerentes de suprimento necessitam apenas de dados de sua própria organização – entre eles, quantidades em estoque, taxas de consumo, datas de pedidos e recebimentos – para saber quando pedir mais suprimentos (36, 115).

Os gerentes de programas distritais ou provinciais precisam mais do que apenas dados locais. Por exemplo, quando os gerentes dispõem de dados tanto nacionais como locais sobre o número de mulheres que recebem serviços de planejamento familiar após o parto, eles podem comparar o rendimento de seus programas com o de outros programas e, provavelmente, identificar onde é possível introduzir melhorias (99).

A coleta somente de dados essenciais reduz a burocracia. Os gerentes e prestadores de serviços de saúde podem decidir quais dados a levantar ao examinar os objetivos organizacionais e ao selecionar indicadores que medem quando estes objetivos são alcançados (73). Por exemplo, antes de 1997, em um bairro da Cidade do Cabo, na África do Sul, as unidades de saúde coletavam e enviavam grandes volumes de dados, colocando-os à disposição no sistema de informações. Muitas das informações coletadas eram desnecessárias e os poucos dados úteis acabavam se perdendo no meio da enorme massa de números. Os gerentes das clínicas e hospitais resolveram então definir as informações que eram realmente essenciais ao seu funcionamento eficaz e selecionaram indicadores mais apropriados e que podiam ser medidos. Conseqüentemente, aumentou o valor dos dados para as unidades, e paralelamente diminuiu o volume de dados colocados à disposição no sistema (33).

2. Fazer um bom uso dos dados levantados. Os gerentes têm que poder não só analisar os dados coletados, mas também saber utilizá-los. Depois de coletados, os dados devem ser tabulados e resumidos em relatórios que facilitam o acesso e a análise. Para serem úteis, os dados precisam ser convertidos em informações facilmente entendíveis e entregues ao pessoal do programa que pode usá-los para a tomada de decisões (ver o quadro à direita). Infelizmente, muitas vezes os gerentes simplesmente agregam os dados e os relatam aos níveis superiores.

A elaboração de um plano de troca de informações é importante para que os dados corretos cheguem às pessoas corretas, em um formato útil. O primeiro passo seria criar um fluxograma das informações, mostrando de forma sumária como as informações são transmitidas internamente. Isto ajuda muito o gerente a identificar quais são as pessoas que mais necessitam de quais informações, como elas usarão tais informações, e qual é o nível de detalhe que estas informações devem ter. Este fluxograma ajudará o pessoal a comparar as práticas atuais e desejáveis e a eliminar as lacunas (123).

3. Empoderar o pessoal tanto para levantar quanto para usar os dados. Quanto mais relevantes os dados para programar as funções individuais do pessoal, maiores as chances de que o pessoal levante estes dados com precisão e rapidez (66). Quando entendem como os dados do programa podem ser usados para identificar problemas ou melhorar os serviços, eles têm mais probabilidade de usar os dados (15). Gráficos, tabelas e diagramas podem ajudar muito. Por exemplo, em centros de atendimento materno-infantil e de planejamento familiar de Istambul, na Turquia, o pessoal constatou que, ao colocar num quadro na parede principal da unidade o número de clientes de planejamento familiar, bem como os níveis de estoque de DIU, pílulas e camisinhas, eles conseguiam melhorar sua capacidade de acompanhar os níveis de suprimentos e evitar faltas de estoque (32).

4. Retro-alimentação sobre os dados levantados. Os gerentes podem mostrar aos prestadores de serviços de saúde a importância dos dados coletados quando discutem com os prestadores de serviços a qualidade e adequação destes dados. Este retorno é também um sinal de apreço pelo esforço empreendido pelo pessoal, além de motivá-lo a manter atualizado o sistema de informações. Para dar uma retro-alimentação construtiva, os gerentes devem verificar se os dados estão sendo fornecidos sobre todos os indicadores essenciais, se todas as falhas do levantamento de dados foram identificadas, se as informações são precisas e confiáveis, e se as decisões ou ações se baseiam em dados (123). Se os funcionários estiverem cometendo muitos erros na coleta, tabulação ou análise dos dados, poderá ser necessário que os gerentes remodelem ou simplifiquem os formulários usados na clínica ou que treinem o pessoal para reduzir erros (115).

Population Reports é publicado pelo Population Information Program, Center for Communication Programs, The Johns Hopkins School of Public Health, 111 Market Place, Suite 310, Baltimore, Maryland 21202-4012, USA.

Palavras chave: dados, informações, gerentes, mais, é, saúde, dados, exemplo, ser, serviços, essenciais, são, à, levantar, pessoal, somente dados essenciais, informações é, serviços saúde, somente dados, exemplo gerentes,